Ведущий специалист (секретарь)

Ведущий специалист для выполнения возложенных на него функций обязан:

Выполнять оперативные указания руководителя;

Осуществлять прием и регистрацию входящих и исходящих документов в программном комплексе «1С: Документооборот», сканирование документов в программу в день регистрации для оперативного ознакомления специалистов Фонда;

Осуществлять прием и регистрацию входящих и исходящих конфиденциальных документов в программном комплексе «1С: Документооборот» в соответствии с инструкцией по конфиденциальному делопроизводству;

Своевременно доводить до исполнителей документы с резолюцией (заданиями) директора и заместителя директора;

Своевременно доводить документы и информацию до медицинских, страховых медицинских и иных организаций;

Ставить на контроль исполнение документов в сроки согласно инструкции по делопроизводству в программном комплексе «1С: Документооборот»;

Осуществлять контроль по оформлению документов, согласно требованиям Инструкции по делопроизводству, Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

Формировать архивные дела (папки) разделов руководство, вести делопроизводство в соответствии с номенклатурой дел и обеспечить их сохранность и сдачу на хранение;

Печатать отдельные материалы по указанию руководителя;

Выполнять все поручения руководителя, немедленно передавать его указания исполнителям, получать необходимые справки об их выполнении и о результатах докладывать руководителю;

Регулировать прием посетителей к руководителю;

Организовать телефонные переговоры директора и заместителя директора с абонентом, принимать и передавать телефонограммы;

Осуществлять отправку и прием корреспонденции по электронной почте и своевременно доводить до исполнителей документы в электронном виде, при необходимости на бумажном носителе;

Осуществлять отправку корреспонденции и формировать реестр отправляемых документов, согласно инструкции по делопроизводству и конфиденциальному делопроизводству;

Формировать план работы руководителя на текущую неделю, планы и отчеты к планерному совещанию, обеспечивать поступление протоколов совещаний Правительства РБ, Министерства здравоохранения РБ и других организаций.